Was ist bei der Kassenführung zu beachten?

• Erfassungsgrundsätze beachten – Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet
• Materielle und formale Richtigkeit (Geld und Beleg)
• Jede Buchung benötigt ein Beleg
• Fortlaufende Nummern auf den Belegen
• Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen
• Geldverschiebungen Kasse an Bank müssen mit Beleg dokumentiert sein
• Soll-Bestand muss immer mit ISB-Bestand der Kasse übereinstimmen
• Der Kassenbestand kann nie negativ sein!
• Kassendifferenzen sind mit Beleg auszuweisen.
• Zählprotokoll erstellen – Mit dem Zählprotokoll stellen Sie sicher, dass die Kasse nicht nur geldmäßig sondern auch rechenmäßig geführt wird. Lassen Sie Ihr Personal die Kasse täglich zählen und ein Protokoll führen. Dies hat eine große Beweiskraft.
• Kassenbericht erstellen – Erstellen Sie täglich einen Kassenbericht / Z-Bericht und weisen Sie Kassendifferenzen aus. Haben Sie nie Kassendifferenzen wird dies vom Prüfer bemängelt

Kassenbuch führen

Führen Sie das Kassenbuch. Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Form ausgewiesen. Enthalten ist: Datum, Einnahme, Ausgabe und Bestand. Es werden nur Ausgaben und Einlagen eingetragen, die tatsächlich der Kasse entnommen wurden. Das Zählprotokoll und der Kassenbericht würden sonst nicht aufgehen. Führen Sie das Kassenbuch täglich. (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

Kassensturz

1. Ermitteln des Geldbestand lt. Zählprotokoll
2. Führen Sie einen Tagesabschluss (o. Zwischenabschluss) durch
3. Kassenanfangsbestand zum Betrag hinzu addieren (oder zum Endbestand des Vortages)
4. Vergleichen des tatsächlichen Geldbestandes mit dem rechnerischen Bestand
5. Kassendifferenzen klären und Differenzen im Kassenbuch ausweisen.

Wie unterstützt die FugaPOS Kasse die GoBD-Anforderungen?

• Belegfunktion und Vollständigkeit
• Automatische und fortlaufende Belegnummern für jede Transaktion.
• Speicherung der Transaktionen in einem für den Anwender unzugänglichem Feld. Auch bei Netzwerkkassen erforderlich.
• Archive für Rechnungen und Z-Berichte als pdf Dateien.
• Elektronisches Radierverbot
• Stammdaten und Bewegungsdaten können nicht gelöscht werden bei vorhandenen Umsätzen.
• Es gibt keine Funktion, um einmal erfasste und abgeschlossene Vorgänge zu löschen.
• Weder der Kassierende noch die Aufsicht können die Daten des Tagesabschlusses und des Kassenbuchs verändern.
• Fehlerhafte Bons müssen storniert werden
• Kein Zugriff auf die Datenbank durch den Anwender
• Nachträgliche Änderungen von Stammdaten, Artikelpreisen, USt – Sätzen oder Bezeichnungen ändern die zuvor erfassten historischen Daten (Kassenjournal), die auf diesen Stammdaten basieren, nicht.
• Änderungen an den Stammdaten werden protokolliert.
• Jede Transaktion wird gespeichert.
• X und Z -Berichte (Zwischen –oder Tagesabschlüsse) werden separat gespeichert, ohne die zu Grunde liegenden Einzelbuchungen zu löschen oder ersetzen.
• Z-Berichte werden als pdf- Dokumente abgelegt, so dass Inkonsistenzen im Kassenbuch bei nachträglichen Manipulationen sofort erkennbar werden.

Nachvollziehbarkeit

• Die Funktionsweise der Kasse mit allen Schnittstellen ist beschrieben.
• Alle Änderungen an Stammdaten werden protokolliert.
• Datenzugriff für die Finanzverwaltung

Von den drei grundsätzlichen Möglichkeiten, diesen zu ermöglichen bietet FugaPOS zwei Alternativen:

• Der Steuerprüfer kann das geeignete und sachkundige Personal des geprüften Unternehmens nach seinen Anweisungen in der Kassensoftware selber Auswertungen machen und Prüfungshandlungen durchführen und dokumentieren lassen.
• Die Kassensoftware bietet eine DSFINVK-Ausgabe Schnittstelle. Die Berichte, die Stammdaten, Stammdatenänderungen und alle Kassenbuchdaten enthalten im Büromenü unter „Berichte“. Enthalten sind: Kassenbons Summen, Kassenbons Postionen, Artikel Stammdaten, Änderungen an Artikelstammdaten und Preisen, Z-Berichte, Kassenbuch

Was sollte ich als Kassenbetreiber beachten?

Sicherung

• Sichern Sie Ihre Kassendaten ständig auf einem separatem Medium

Testen Sie das Wiederherstellen der Kassendaten

Die Kassendaten müssen so gesichert werden, dass eine Wiederherstellung in unveränderter Form nach unvorhersehbaren Ereignissen (Stromausfall, Hardwarefehler, Beschädigungen, …) ohne Datenverlust wieder möglich ist. Backups sollten deshalb in regelmäßigen auf das Transaktionsvolumen abgestimmten Abständen gemacht werden und die Datenträger an eine geschützte, von den Kassen entfernte Stelle verbracht werden. Die .gbk- Dateien sollten regelmäßig auf ein anderes Medium oder andere Hardware übertragen werden.

Sicherheit

Schützen Sie Ihre Kasse gegen ungewollte Angriffe, Virenschutz, Trojaner mit entsprechenden Softwareprogrammen und einer Firewall.

Betreuung

• Softwarewartungsvertrag für künftige gesetzliche Änderungen und Betreuung (Updates, Fernwartung, Telefon)
• Internes Kontrollsystem – Authentifizieren des Bedieners mit einem Code oder Transponder. Jedem Mitarbeiter sollte nur der eigene Code mitgeteilt werden oder verwenden Sie Schlüssel. Erstellen Sie Mitarbeiterberechtigungen und weisen Sie diese dem jeweiligen Mitarbeiter zu.
• Durch den logischen Zugriffsschutz und das Berechtigungskonzept wird Prinzip der Funktionstrennung unterstützt, so dass durch wechselseitige Kontrolle der Anwender/Mitarbeiter, Manipulationen, Missbräuche oder Fehler unwahrscheinlicher werden. Demzufolge, sollten Kassierenden keine Zugriffe auf die Bürofunktion und umgekehrt gegeben werden. X – und Z – Berichte, Exportmöglichkeiten, Protokolle stellen aufdeckende Kontrollen zur Feststellung von Abweichungen dar. Den Ort bzw. Ordner, an dem Sie ihre Z – Berichte aufbewahren, sollten Sie gegen unbefugten Zugriff schützen.

Organisationsunterlagen

Wir empfehlen folgende Unterlagen anzulegen, zu pflegen, um sie dem Finanzamt jederzeit vorlegen zu können:

• Bedienungsanleitung
• Einweisungen von Mitarbeitern
• Designänderungen
• Eingesetzte Softwareversionen und zugehörige Zeiträume
• Fehlermeldungen beim Hersteller, Supportanfragen und Testergebnisse bei neuen Patches, Updates
• Hinweise zum eigenen Sicherungs- und Wiederanlaufverfahren (Backup – und Recovery)
• Standortänderungen der Hardware
• Kontrollverfahren und –zyklen für Kassenbestände, Kassenstürze und Differenzen
• Verfahren der Kassenabrechnung an Folgebuchhaltungen
• Sonstige Änderungen an Bondruckern, Waagen, Scannern, Treibern, Betriebssystem oder anderer Hardware sollten autorisiert, getestet und dokumentiert werden. So sollten z.B. Vorkehrungen getroffen werden, damit die Systemzeit nicht ungewollt abgeändert wird.
• Sowohl die Daten des Kassenbuchs, als auch die Organisationsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungspflichten

Innerhalb der Aufbewahrungspflichten müssen die Daten in angemessener Zeit wieder zugänglich gemacht werden können. Dazu ist nicht unbedingt die Anwendung FugaPOS selber erforderlich. Exporte, der aufbewahrungspflichtigen Daten auf gegen Verfälschung oder Löschung geschützten Datenträgern sind für Kassenbücher, bzw. Belege/Bons („abgesandte Handelsbriefe“) alternativ möglich. Das Signieren von Belegen mit QR – Codes durch einen vom Finanzamt ausgegebenen Signaturgenerator ist in Österreich verpflichtend. Für die Einrichtung dieser und die Dokumentation und Absicherung des Verfahrens sprechen Sie bitte unsere Hotline an.

Die Betriebsprüfung – seien Sie vorbereitet!

Über die Datenqualität wissen Unternehmer meist nicht Bescheid. Betriebsprüfer führen mit den überlassenen Daten in der Regel eine Reihe von Standardtests durch. Beispielsweise Chi-Quadrat Analyse, Tests nach dem Benfordschen Gesetz und einige mehr. Bestehen Ihre Daten diese Tests?

Seien Sie mit dem GDPdU Viewer auf die Betriebsprüfung vorbereitet. Mit der Software können Sie Ihre Daten auf Knopfdruck ebenso analysieren wie der Betriebsprüfer. Sie erkennen Probleme, Lücken oder Inkonsistenzen sofort, können rechtzeitig eingreifen und ersparen sich so teure Nachzahlungen – und Unsicherheit.

• Anzahl Kunden
• Anzahl der Bonierungen
• Belegdatum ist Sonntag
• Bonsumme Histogramm
• Chi-Quadrat Test
• Doppelbelegung Bonsumme
• Fallunterscheidung Bonsumme
• Filialumsatz für Betriebsvergleich
• Lücken Bonnummern
• Nullbons
• Stornoübersicht
• Summe der bornierten Artikel je Warengruppe
• Summe der in Rechnung gestellten Beträge
• Tageseinnahme eines Wochentags
• Zeitreihenanalyse Kalendertag