Anforderungen an das Kassensystem

Anforderungen an das Kassensystem

Unverbindliche Hinweise, verbindliche Beratung ist nur bei Ihrem Steuerberater möglich

• GoBD, GDPdU und GoBS – was ist gemeint?
• Seit wann bestehen die Anforderungen an die Kasse?
• Was sind digitale Unterlagen?
• Was bedeutet das für meine Kassendaten?
• Wie greift der Betriebsprüfer auf meine Daten zu?
• Was bedeutet die Einzelaufzeichnungspflicht nach GoBD?
• Was bedeutet die GoBD für mein Unternehmen?
• Wie verhalte ich mich in der Übergangszeit?

Wenn Sie regelmäßige Bargeldeinnahmen haben, stuft die Finanzverwaltung Sie als bargeldintensiven Betrieb ein. Für das Finanzamt gelten Sie als „Hochrisikobetrieb“ und unterliegen intensiveren Prüfungen. Ab 2017 sollen die Betriebsprüfungen verzehnfacht werden. Zudem wird Ihr Unternehmen von speziell geschulten Kassenprüfern betreut, die Ihre Zahlen genau unter die Lupe nehmen. Gerade digitalisierte Daten können eventuelle Ungereimtheiten und Fehler schnell aufdecken.

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Betriebsprüfung steuerrelevante Daten in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen.

GoBD, GDPdU, GoBS – was ist gemeint?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 14.11.2014). Die GoBD ersetzen die GDPdU und die GoBS.
Die GDPdU waren die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“ (BMF-Schreiben vom 16.07.2001).
GoBS steht für „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (BMF-Schreiben vom 07.11.1995).

Seit wann bestehen die Anforderungen an die Kasse?

• 1996: Aufbewahrung von Tagesendsummenbons (Z-Bons), Rechnungsbelegen und Organisationsunterlagen, die die Vollständigkeit dokumentieren, ist zwingend erforderlich.
• 2002: Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Ein Ausdruck (Journal) reicht nicht aus.
• 2010: Das Kassensystem muss technisch aufgerüstet werden, um die Anforderungen (ab 2002) zu erfüllen.
• Heute: Prüfen Sie, ob Ihre Kasse die Anforderungen erfüllt, die für alle ab 1996 gekauften Kassen gelten, oder ob sie gegebenenfalls aufgerüstet werden muss.
• 31.12.2016: Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GoBD) entsprechen.

GDPdU + GoBS = GoBD

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 wurden die Vorschriften zur Archivierung (GoBS) und Aufzeichnung (GDPdU) durch die GoBD konkretisiert. Grundlage ist § 147 UStG, Absatz 6, was eine neue Archivierungspflicht für Registrierkassen einführte.

Was sind digitale Unterlagen?

Nach den GoBD besteht die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation. Der Prüfer muss in der Lage sein, sich schnell einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System vorhandenen Informationen (z.B. Reports und Tabellen).

Was bedeutet das für meine Kassendaten?

Die von Ihrem Kassensystem erstellten bzw. gespeicherten Daten müssen folgende Kriterien erfüllen:

• Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen.
• Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und unveränderbar sein.
• Sie müssen vollständig und maschinell auswertbar sein.
• Kassendaten sind 10 Jahre aufzubewahren, inklusive der Einzeldaten.
• Die erforderlichen Organisationsunterlagen, wie Handbücher und Bedienungsanleitungen, sind historisiert vorzuhalten.
• Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.
• Der Nachweis der manipulationssicheren, unveränderbaren und jederzeit lesbaren Speicherung der Daten ist zu erbringen.
• Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig.
• Das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“) ist unzulässig.

Wie greift der Betriebsprüfer auf meine Daten zu?

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung erhält der Prüfer ein Zugriffsrecht auf die Daten des Steuerpflichtigen. Dabei wird zwischen den drei Zugriffsarten unterschieden:

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung erhält der Prüfer das Recht, auf die Daten des Steuerpflichtigen zuzugreifen. Dabei unterscheidet man zwischen drei Zugriffsarten: 1, 2 und 3. Welche Zugriffsart(en) der Prüfer wählt, bleibt ihm überlassen – der Steuerpflichtige muss daher auf alle drei Varianten vorbereitet sein.

Unmittelbarer Zugriff

Der unmittelbare Datenzugriff ermöglicht dem Prüfer einen Nur-Lesezugriff auf die Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme), um Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (zum Beispiel zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zu prüfen. Dazu gehört auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zur Filterung und Sortierung steuerlich relevanter Daten. In der Praxis sollte dem Prüfer ein normaler „Buchhaltungsarbeitsplatz“ mit Zugriff auf alle Systeme, in denen steuerrelevante Daten verwaltet werden, zur Verfügung stehen. Es liegt im Interesse des Steuerpflichtigen, sicherzustellen, dass der Prüfer nur Lesezugriff hat und der Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten unterbunden wird.

Mittelbarer Zugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, bevor ein Nur-Lesezugriff erfolgen kann. Es darf nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden. Die Kosten der maschinellen Auswertung trägt das Unternehmen. Darüber hinaus ist das Unternehmen verpflichtet, den Prüfer durch Personen, die mit dem DV-System vertraut sind, zu unterstützen.

Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung muss die Finanzbehörde alle zur Auswertung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form erhalten. Dies gilt auch, wenn sich die Daten bei Dritten befinden. Als Datenträger kommen insbesondere DVDs und USB-Sticks in Betracht. Die Finanzverwaltung empfiehlt die Bereitstellung der Daten im sogenannten Beschreibungsstandard, dies ist jedoch nicht verpflichtend.

Wichtig: Sie müssen alle drei Zugriffswege anbieten können, da der Prüfer entscheidet, welche Zugriffsart angewendet wird. **Nicht vergessen:** Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Datenerfassung und bleibt auch nach einer Betriebsprüfung bestehen.

Was bedeutet die Einzelaufzeichnungspflicht nach GoBD?

Alle einzeln mit der Kasse erfassten Einnahmen (Journaldaten) müssen unverändert und maschinell auswertbar gespeichert werden. Kann der Kassenprüfer nicht nachvollziehen, wie viele Artikel für wie viele Kunden erfasst wurden, liegt wahrscheinlich eine Verdichtung der Daten vor! In diesem Fall darf der Prüfer zur Schätzung übergehen.

Wichtig: Aufgrund mangelnder wahlfreier Zugriffsmöglichkeit akzeptiert die Finanzverwaltung keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte Datenfelder und -sätze enthalten. Neben den Journaldaten müssen auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten aufbewahrt werden. Einsätze und Zeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Karte, Lastschrift oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren. Bewahren Sie zudem alle Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen oder Anweisungen zur Programmierung des Geräts auf. Alle Aufzeichnungen müssen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Wichtig: Eine Verdichtung der Daten, wie sie bei vielen konventionellen Kassen üblich ist (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht), ist unzulässig. Ebenso unzulässig ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach den Tagesabschlüssen („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“).

Was bedeutet die GoBD für mein Unternehmen?

Sie unterliegen der Mitwirkungspflicht. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Kasse alle genannten Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erfüllt. Der Zugriff auf diese Daten (GDPdU) muss uneingeschränkt möglich sein. Alle steuerlich relevanten Daten müssen entsprechend den GoBD aufgezeichnet und gespeichert werden. Die GoBD gelten auch für Alt-Daten nach einer Systemabschaltung, einer Datenmigration auf neue Systeme oder im Falle der Archivierung. Daher müssen Alt-Daten ebenfalls maschinell auswertbar und für alle Arten des Datenzugriffs verfügbar sein. Für die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer GoBD-konformen Speicherung bzw. Archivierung steuerrelevanter Daten ist der Steuerpflichtige verantwortlich.

Wie verhalte ich mich in der Übergangszeit?

Sollten Sie Ihre Kasse nach 1996 gekauft haben und technisch nicht auf das ab 2002 geforderte Niveau aufrüsten können, lassen Sie sich dies schriftlich von Ihrem Kassenhersteller bestätigen. Falls innerhalb dieser Übergangszeit eine Betriebsprüfung stattfindet, beherzigen Sie folgende Hinweise:

Journaldaten (meist Papierrolle mit allen Einzelbuchungen) dürfen nur dann gelöscht werden, wenn alle Belege im Belegzusammenhang die Gewähr für eine vollständige Erfassung der Einnahmen bieten. Dazu gehören vor allem:

– Der fortlaufend nummerierte Tagesendsummenbon (Z-Bericht)
– Nachweis der Stornobuchungen und Reklamationen
– Nachweis der Umsätze, die über die Trainerfunktion gebucht wurden
– Finanzbericht (Aufteilung der Zahlungswege)
– Bedienerbericht

Diese Belege müssen bei jedem täglichen Kassenabschluss ausgedruckt und aufgehoben werden. Alle Organisationsunterlagen müssen ebenfalls vorhanden sein:

– Bedienungs- und Programmieranleitung
– Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. Preisänderungen)
– Kassiereranweisungen (Arbeitsanweisungen für das Personal)
– Preisverzeichnisse