TSE, DSFINV-K – Notwendige Dokumente für die Kassenprüfung
Bei einer Kassen-Nachschau muss der Steuerpflichtige in der Regel folgende Dokumente vorlegen:
- Nachweis der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) durch Kauf oder Vertrag
- Anbindung der TSE durch Testbelege
- Einsatz einer zertifizierten TSE (Zertifikat mit allen Dokumenten, siehe unten)
- TAR-/DSFinV-K Exporte
- Verfahrensdokumentation
1. Nachweis der TSE durch Kauf oder Vertrag
Der Nachweis des Kaufs oder Vertrags einer TSE erfolgt, wenn eine Geschäftsbeziehung mit dem Kassenhändler besteht.
2. Anbindung der TSE durch Testbelege
Dieser Nachweis ist selbständig vom Steuerpflichtigen zu erstellen. Dieser Nachweis ist für den ordnungsgemäßen Betrieb der Kasse erforderlich ist.
3. Einsatz einer zertifizierten TSE
Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung wird durch folgende Dokumente belegt:
- Zertifikat nach TR-03153
- Konformitätsreport
- Konformitätsbescheid
- Umgebungsschutzkonzept
Wir empfehlen, diese Dokumente in Ihre Verfahrensdokumentation aufzunehmen.
TSE DSFINV-K – Zum 01.01.2020 änderten sich die Richtlinien für Kassensysteme.
Sie benötigen:
- Eine TSE – zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Hardware) zur Signierung/Verschlüsselung der Bondaten.
- Eine einheitliche Schnittstelle – die DFKA Taxonomie bzw. DSFINV-K Schnittstelle für die steuerliche Außenprüfung.
- Anmeldung der Kasse beim Finanzamt zum 01.01.2020 – ist bisher nicht Inkraft.
- Ab dem 01.01.2020 muss der Bon entweder ausgedruckt oder digital angezeigt werden.
- Sichern Sie die Kassendaten täglich, da eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren besteht.
Detaillierter Überblick über die Anforderungen an Kassensysteme ab dem 01.01.2020 – Herausgeber: DFKA, Berlin
Ab dem 01.01.2020 gelten neue Anforderungen für Kassensysteme, darunter eine spezielle einheitliche Exportschnittstelle der Kassendaten, die DSFIN-K. Diese besteht aus einer standardisierten Datensatzbeschreibung für den Export der gespeicherten und gesicherten Grundaufzeichnungen. Im Juli 2019 wurden die Anforderungen an diesen Standard mit der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K 2.0) veröffentlicht. Künftig müssen alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem verwenden, eine einheitliche Datenstruktur für die Erfassung und den Export nutzen.
Die DSFIN-K Schnittstelle sorgt dafür, dass:
1. Die erfassten Daten einheitlich für Außenprüfungen und Kassennachschauen bereitgestellt werden.
2. Die im Kassensystem erfassten Daten in ein Archivsystem ausgelagert werden können.
3. Die Überprüfung der in die Finanzbuchhaltung übertragenen Kassendaten vereinfacht wird.
Die Daten werden strukturiert an die Finanzverwaltung übergeben. Prüfer nutzen die IDEA-Software, um nach Auffälligkeiten zu suchen, wie z.B. Kassensaldo unter 0, Lücken bei den Transaktionsnummern oder Benford-Analysen.
Kasse 2020: Neue gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme
TSE – Kasse 2020 – Meldung vom 06.11.2019
Das Bundesministerium der Finanzen informierte am 6. November 2019 über die Übergangsfrist der Kassensicherungsverordnung. Die TSE ist unverzüglich zu implementieren, allerdings gibt es bis zum 30.09.2020 keine Sanktionen. Die Meldung ans Finanzamt gemäß § 146a Abs. 4 AO muss erfolgen, sobald dies online möglich ist. Ab dem Zeitpunkt der TSE-Implementierung müssen die Standards der DSFinV-K erfüllt werden.
Im Schreiben wird betont: „Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.“ Ab dem 01.01.2020 besteht die Pflicht, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) einzusetzen und den Manipulationsschutz gemäß § 146 AO zu gewährleisten. Auch die DSFinV-K wird zur Pflicht.
Während der Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30.09.2020 wird das Fehlen einer TSE nicht beanstandet, es wird jedoch empfohlen, glaubhaft zu machen, dass eine TSE beschafft und eingesetzt werden soll. Hierfür eignet sich eine offizielle Erklärung des Herstellers.
Falls absehbar ist, dass Ihre Kasse zum 01.01.2020 keine TSE haben wird, nehmen Sie Kontakt mit dem Hersteller auf.
Zum 01.01.2020 Ende der Übergangsregelung
1. Registrierkassen und Computerkassen ohne zertifizierte TSE dürfen nicht mehr verwendet werden.
2. Kassensysteme, die zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 angeschafft wurden, können nachgerüstet werden.
3. Es gilt die Belegausgabepflicht; für jeden Geschäftsvorfall muss ein Bon/Beleg erstellt werden.
4. Kassenmeldepflicht beim Finanzamt: Jede Kasse muss gemeldet werden. Die Anmeldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen. Auch die Außerbetriebnahme muss gemeldet werden.
5. Kassensysteme müssen über eine zertifizierte TSE verfügen, die alle Kasseneingaben protokolliert und gegen unerkannte Veränderungen schützt.
6. Derzeit gibt es die TSE noch nicht zu kaufen.
7. Eine einheitliche Schnittstelle, die DFKA Taxonomie bzw. DSFIN-K, ist für die steuerliche Außenprüfung erforderlich.
8. Ab dem 01.01.2020 muss der Bon entweder ausgedruckt oder digital angezeigt werden.
9. Auf den Bons müssen die Verschlüsselung und ein 2D-Barcode zu sehen sein.
10. Kassendaten müssen täglich gesichert und 10 Jahre aufbewahrt werden.
Vorgänge, die mit der TSE abgesichert werden müssen
Alle Vorgänge, die zu einem Geschäftsvorfall führen oder führen könnten, müssen abgesichert werden. Ein Geschäftsvorfall verändert die Vermögenszusammensetzung des Unternehmens.
Beispiele:
– Verkauf eines Glases Bier für 2,50 Euro: Bier wird ausgegeben, Geld kassiert.
– Barentnahme von 100,00 Euro: Vermögenszusammensetzung ändert sich.
– Verkauf von Kleidung auf Rechnung: Vermögenszusammensetzung ändert sich.
– Anzahlung für einen gemieteten Saal: Vermögenszusammensetzung ändert sich.
Auch abgebrochene Vorgänge, die zu einem Geschäftsvorfall hätten führen können, müssen abgesichert werden.
Nachrüstung von Kassensystemen
Anschaffungsdatum nach dem 25.11.2010:
– Nachrüstung möglich bis zum 01.01.2020, wenn der Hersteller dies ermöglicht.
– Keine Nachrüstung möglich: Schonfrist bis 2023, wenn die bisherigen Auflagen ab 2010 erfüllt sind.
Anschaffungsdatum vor dem 25.11.2010:
– Nachrüstung möglich bis zum 01.01.2020, wenn der Hersteller dies ermöglicht.
– Keine Nachrüstung möglich: Ab dem 01.01.2020 ist ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung erforderlich.
Aktuell gibt es kein Kassensystem mit BSI-zertifizierter TSE. Eine Verschiebung der BSI-Zertifizierungspflicht ist möglich, der Gesetzgeber hat sich dazu jedoch nicht geäußert.
